Tecnología, análisis de datos en tiempo real y el giro necesario para el sector social

El sector social: organizaciones sin fines de lucro, fundaciones, ONGs y entidades de carácter comunitario, opera muchas veces con recursos limitados, demandas urgentes y expectativas altas de impacto. En ese contexto, contar con mediciones rigurosas del progreso hacia la misión no es un lujo, sino una herramienta clave para la rendición de cuentas, la mejora continua y la toma de decisiones informadas.

El reciente informe de Filantropía Puerto Rico sobre medición de progreso en el sector social revela datos reveladores sobre cómo las organizaciones en Puerto Rico abordan (o no) esta tarea crítica. Y también pone de manifiesto que la tecnología y las plataformas de análisis de datos en tiempo real pueden marcar la diferencia para que esas mediciones pasen de ser una carga a un motor para el logro de los objetivos.

Lo que revela el estudio de Filantropía Puerto Rico

(Crédito: Filantropía Puerto Rico)

Algunas conclusiones destacadas del informe:

• De las 30 organizaciones consultadas, un 76,7 % afirma medir el progreso de su misión con alguna frecuencia, pero el 23,3 % no tiene un proceso formalizado.

• Entre quienes miden, las frecuencias más comunes son anual (36,7 %) y trimestral (30 %). Muy pocas lo hacen mensualmente (10 %).

• Los métodos más utilizados son análisis de datos administrativos (70 %) y desarrollo/seguimiento de KPIs (56,7 %). La mitad de las organizaciones usan encuestas a beneficiarios, mientras que evaluaciones externas independientes son menos frecuentes (26,7 %).

• En cuanto a barreras para medir, los retos más reportados son: 1. Falta de recursos financieros (56,7 %) 2. Falta de personal con capacitación en medición de progreso (50 %) 3. Falta de herramientas tecnológicas y procesos que faciliten la medición (46,7 %)

• En las respuestas sobre “qué sería útil para facilitar la medición”, las organizaciones coincidieron en la necesidad de sistemas integrados, tableros de control en tiempo real, automatización y bases de datos actualizadas y accesibles digitalmente.
  

Estos hallazgos revelan no solo dónde estamos como sector social en Puerto Rico, sino también hacia dónde debemos apuntar para fortalecer nuestras capacidades de monitoreo e impacto.

¿Por qué la tecnología y el análisis en tiempo real son un cambio pivotal?

Aquí es donde entra la promesa transformadora de las plataformas tecnológicas modernas. Al combinarlas con las necesidades y realidades del sector social, podemos obtener:

1. Visibilidad inmediata del desempeño. Los tableros en tiempo real permiten conocer rápidamente cómo van los indicadores clave (KPIs) sin esperar a que llegue el fin del trimestre o del año. Eso facilita ajustes más oportunos, decisiones más informadas y una mayor agilidad operativa.

2. Integración de múltiples flujos de datos. En el sector social se acumulan datos de beneficiarios, registros administrativos, informes financieros, evaluaciones externas, encuestas, etc. Una plataforma integrada puede centralizar toda esa información, evitando silos de datos y duplicidades.

3. Automatización para liberar tiempo. Muchas organizaciones dedican enormes esfuerzos manuales a compilar datos, tabular resultados y generar informes. La automatización reduce errores, ahorra tiempo y libera recursos humanos para análisis estratégico, más que para tareas operativas.

4. Mejor rendición de cuentas y transparencia. Con datos confiables, actualizados y accesibles, las organizaciones pueden brindar mejores reportes a donantes, juntas directivas, beneficiarios y entidades de supervisión. Y esto refuerza la confianza en el sector.

5. Aprendizaje continuo y mejora adaptativa. Cuando los datos llegan en tiempo real y se analizan con regularidad, se puede detectar tempranamente desviaciones o patrones emergentes, para hacer correcciones o pivotar estrategias. No es “medir para el informe”, sino “medir para aprender y actuar”.

6. Comparabilidad y estándares comunes. Las plataformas permiten estandarizar métricas entre organizaciones, facilitando comparaciones, benchmarking y aprendizajes colectivos. Esto contribuye al fortalecimiento del ecosistema social en su conjunto.
   

Desafíos que debemos enfrentar (y cómo mitigarlos)

Adoptar tecnologías y análisis en tiempo real no está exento de retos. Pero no son insalvables:

Desafío	Estrategias de mitigación
Recursos limitados	Buscar financiamiento específico para infraestructura; alianzas público-privadas; licencias escalables (SaaS)
Falta de personal capacitado	Formación interna, capacitaciones en analítica, mentoring y colaboración entre organizaciones
Resistencia al cambio	Promover una cultura de datos, mostrar casos de éxito, involucrar líderes en el proceso
Calidad de datos	Establecer estándares de limpieza, validación y gobernanza de datos desde el inicio
Integraciones tecnológicas complejas	Empezar con un piloto, usar APIs estándares, elegir plataformas modulares

>> Una hoja de ruta: pasos para comenzar

1. Diagnóstico organizacional: Mapear qué datos ya se capturan, con qué frecuencia, quién los usa y cuáles son las brechas.

2. Definición de indicadores clave (KPIs y sociales) Identificar indicadores que estén alineados con la misión y que sean medibles, relevantes y accionables.

3. Selección de plataforma tecnológica adecuada. Evaluar opciones que permitan integración, escalabilidad, visualización en tiempo real y automatización.En Sociants, las organizaciones pueden registrar sus programas sociales de forma gratuita y comenzar a monitorear su progreso con herramientas diseñadas para el sector social.

4. Desarrollo de un tablero piloto. Implementar primero un conjunto reducido de métricas para probar, ajustar y generar confianza.

5. Capacitación y acompañamiento. Formar al equipo en el uso, interpretación y mantenimiento de la plataforma.

6. Escalamiento progresivo. Ampliar gradualmente la cantidad de indicadores, fuentes y usuarios del sistema.

7. Retroalimentación continua y ajustes. Evaluar periódicamente la utilidad del sistema, corregir fallas y adaptarlo a nuevas necesidades.
   

Conclusión: hacia una nueva era en el sector social

El informe de Filantropía Puerto Rico revela que muchas organizaciones en Puerto Rico ya reconocen la importancia de medir, pero enfrentan barreras que las limitan. Con la estrategia tecnológica adecuada, podemos transformar esa medición en una fuerza real de cambio.

Cuando las organizaciones adoptan plataformas integradas de análisis en tiempo real, no solo mejoran su capacidad de monitoreo, sino que pueden actuar con mayor certidumbre, adaptarse mejor al contexto, rendir cuentas con rigor y generar aprendizajes más profundos. En otras palabras: pasar de medir por obligación a medir como palanca transformadora.

En Sociants, acompañamos ese camino brindando asesoría, soluciones tecnológicas y estrategias de análisis de datos que empoderan al sector social. Comunícate con nosotros y en confianza hablamos de cómo asistirles. Envíame un mensaje a javier@sociants.com

(Crédito: basado en el informe “Medición de Progreso en el Sector Social” de Filantropía Puerto Rico.)